Digitalisierung Urlaubsantrag

30. März 2022, Phil Hedderich

Strategic IT Dynamics 365

Die Lösung für unseren papierfreien Urlaubsantrag basiert auf der Technologie von Microsoft Dynamics 365 und der Power Platform.

Wir bei Strategic IT wollen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten und nutzen schon seit einiger Zeit in unserem Büro-Alltag möglichst wenig Papier. Als Teil des Microsoft Partner Netzwerks Act To Accelerate geben wir unser Bestes, um unseren CO2 Fußabdruck durch digitale Lösungen jeden Tag weiter zu verringern - unseren Fußabdruck und den unserer Kunden.

Daher schicken wir eines unserer letzten auf Papier vorhandenen Dokumente in den Ruhestand: Den Urlaubsantrag.
Ab heute begrüßen wir unseren neuen digitalen Urlaubsantrag!

Um den Antrag zu digitalisieren, wird zunächst eine neue Entität in unserem CRM erstellt:

Bild 1: Neue Entität "Urlaubsanträge" in Dynamics 365 Project Service

Sobald ein Datensatz erstellt wird, starten zwei Power Automate Flows. Der Erste, um den Namen aus den eingetragenen Daten zu generieren und der Zweite, um per Teams Genehmigungen der Vertretung und des Vorgesetzen einzuholen.

Bild 2: Genehmigungsanforderung für die Vertretung durch Teams

Die Vertretungen können eine Antwort senden und falls erforderlichauch einen Kommentar hinzufügen. Sollte es mehr als eine Vertretung geben, werden alle mögliche Vertretungen angezeigt. Sobald alle Antworten versendet wurden, wird der Antragsteller / die Antragstellerin benachrichtigt.

Bild 3: Benachrichtigung über die Genehmigung des Urlaubsantrags über PowerAutomate.

Bild 4: Der Urlaubsantrag erscheint im Gruppenkalender in Outlook.

Wurden alle ausstehenden Genehmigungen angenommen, wird jeder Urlaubstag für den Antragsteller automatisch vermerkt und ein Eintrag in unserem internen Gruppenkalender erstellt, um alle Mitarbeiter zu benachrichtigen.

Die zugehörigen Zeiteinträge werden für die relevanten Tage ebenfalls automatisch im Dynamics 365 Project Service eingetragen.

Bild 5: Die Zeiteinträge für alle Urlaubstage werden automatisch in Dynamics 365 Project Service registriert.

Unser digitaler Urlaubsantrag ist nur ein kleines Beispiel dafür, wie Routineabläufe digitalisiert werden können. Wir freuen uns über die interne Umsetzung dieser Lösung. Sollten auch Sie Interesse haben, diese Lösung bei Ihnen umzusetzen, sprechen Sie uns gerne an!