Schaffung von Verbundenheit in Zeiten der Distanz

Avatar of David Zimmermann David Zimmermann - 17. März 2021 - Strategic IT

Onboarding im Homeoffice während Covid-19.

Wie schaffen wir es neue Kolleg*innen im Homeoffice, ohne persönlichen Kontakt, erfolgreich zu integrieren? Dieser Frage haben wir uns in den letzten zwölf Monaten regelmäßig stellen müssen. Denn seit März 2020 verbringen viele unserer Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit im Homeoffice und das erschwert die Einarbeitung neuer Teammitglieder. Für den Onboarding-Prozess und unsere neuen Kolleg*innen bedeutete Homeoffice die vollständige Umstellung auf digitale Medien. Neben den internen Abläufen, Projekten und kundenspezifischen Anforderungen mussten sich die neuen Teammitglieder auch mit dem gesamten Ökosystem der von uns verwendeten Tools vertraut machen. So nutzen wir beispielsweise Microsoft Teams für die interne Kommunikation. Die Organisation unserer täglichen Termine erfolgt über Outlook und für die Koordination unserer Projektaufgaben nutzen wir Jira. Es wird deutlich, dass neue Mitarbeiter*innen beim Onboarding im Homeoffice nicht nur das digitale Kennenlernen des Teams, sondern auch die Einführung in interne Prozesse und verwendete Tools virtuell meistern müssen. Vor diesem Hintergrund haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, unsere Teammitglieder nach ihren Eindrücken zu diesem Thema zu befragen, um Erfahrungen aus erster Hand zu gewinnen.

Was ist das Besondere am Onboarding im Homeoffice?

Maria und Christian betonen, dass das der Besondere ;„erste Kontakt“ ist, welcher nicht persönlich, sondern lediglich online stattfindet. Insbesondere zu Beginn und zum Kennenlernen muss man sich auf diese Situation als neue Mitarbeiterin bzw. neuer Mitarbeiter einstellen. Christian scherzt zudem: „Hier muss man ein Gefühl entwickeln, wie oft man Calls mit Kolleg*innen einstellt, um Fragen zu klären, ohne diese zu nerven :-D“. Auch wenn diese Aussage ironisch gemeint war, ist es doch für viele neue Teammitglieder anfangs ein Überwindung bei den Kolleg*innen „extra anzurufen“, um offene Fragen zu klären. Im Büro kommen diese Gedanken und Sorgen seltener auf, da sich unsere neuen Mitarbeiter*innen mit den erfahrenen Kolleg*innen ein Büro teilen. Somit entfällt diese Barriere oftmals. Eine weitere Herausforderung ist es, Online-Meetings weniger auf einer rein sachlichen Ebene durchzuführen. Virtuelle Feierabendausklänge oder Mittagsrunden können helfen, Gespräche auf einem persönlicheren Level anzustoßen.

Was hat euch am Onboarding bei Strategic IT gut gefallen?

Unseren neuen Mitarbeiter*innen gefällt die Offenheit unseres Teams besonders gut. Trotz fehlender persönlicher Kontakte sind viele Kolleg*innen auf die neuen Teammitglieder zugekommen. Außerdem hat die Einbindung in unterschiedliche Projekte und Calls geholfen, weitere Partner*innen und Kund*innen kennenzulernen. Der aktive Austausch ist hier besonders wichtig. Viele Kolleg*innen haben daran mitgewirkt. Denn sie konnten sich noch gut an ihre eigenen ersten Tage erinnern und wissen, wie wichtig Integration und Zusammenhalt sind. Afërdita betont, dass ihr besonders die Hilfsbereitschaft und die enge Zusammenarbeit geholfen haben, sich schneller in die internen Arbeitsabläufe einzufuchsen. Die Unterstützung des Teams gab ihr das Gefühl, im gleichen Tempo wie die anderen zu lernen und zu arbeiten.  
Natürlich haben auch unsere neuen Mitarbeiter*innen selbst einen Großteil zu der reibungslosen Integration beigetragen. Bereits im Bewerbungsprozess wird intensiv auf das Fitting mit dem Team geachtet. Es ist uns sehr wichtig, dass der Bewerber oder die Bewerberin einen authentischen Eindruck von uns und unserem Arbeitsumfeld bekommt. Im Zuge eines Kennenlerntages bekommen die Kandidat*innen außerdem die Möglichkeit, ein Gefühl für unsere Werte, Arbeitsweisen und unser Team zu gewinnen. Dieses Vorgehen schafft bereits vor dem Start ein Fundament und ein gemeinsames Verständnis der gegenseitiges Erwartungen.  

Als Unternehmen freut es uns sehr, positives Feedback zum Onboarding zu bekommen. Aber auch bei uns gibt es an der ein oder anderen Stelle Optimierungspotenziale. Von denen erfahren wir jedoch nur, wenn wir unsere Mitarbeiter*innen aktiv danach fragen. Denn „fishing for compliments“ hilft uns nicht, unser Onboarding weiterzuentwickeln. Daher haben wir unsere Kolleg*innen nach neuen Ideen gefragt.  

Was würdet ihr euch für das Onboarding zukünftiger Mitarbeiter*innen wünschen?

Unsere Mitarbeiter*innen haben folgenden Vorschlag: „Einen Mentor oder eine Mentorin, der bzw. die als eine zusätzliche Unterstützung und Ansprechperson agiert.“ Wir finden diesen Hinweis super, denn hierdurch kann das Onboarding im Homeoffice erleichtert werden. So kann unseren Neuzugängen die Sorge genommen werden, andere Teammitglieder mit den offenen Fragen aufzuhalten. Ebenso kann ein Mentor oder eine Mentorin bei technischen Fragen zu unseren internen Prozesse und Tools unterstützen.  
Außerdem haben sich unsere Mitarbeiter*innen einen „intensiveren Einarbeitungsplan“ gewünscht. Und auch das freut uns als Unternehmen sehr. Denn das zeigt uns, wie engagiert und motiviert unsere neuen Kolleg*innen starten. Für das Onboarding vereinbaren wir außerdem feste Termine mit einigen Teammitgliedern, um eine Einführung in die verschiedenen Themenbereiche zu gewährleisten und um die internen Abläufe kennenzulernen. Insbesondere im Homeoffice, bei fehlendem persönlichen Kontakt, schaffen diese Terminvereinbarungen die notwendige Verbindlichkeit und Unterstützung. 

Gemeinsam schaffen wir Verbundenheit in Zeiten von Distanz.  

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